El sistema de gestión que usamos para escalar a 35 desarrolladores remotos sin burocracia excesiva | IT OESTE
Tras la pandemia de COVID-19, tanto IT Oeste como muchas empresas, nos vimos obligados a mudar todo nuestro trabajo a la modalidad remota y lo que parecía un cambio temporal terminó siendo el punto de partida de una transformación enorme en IT Oeste.
Mientras muchas compañías reducían operaciones, a nosotros nos empezó a llegar una cantidad impresionante de proyectos nuevos. Cada semana aparecían más clientes, más ideas y más retos técnicos.
Lo que nunca imaginamos es que ese mismo contexto nos llevaría a construir un sistema de gestión tan sólido, ligero y eficiente, que nos permitió pasar de un pequeño equipo inicial a más de 35 desarrolladores, además de diseñadores, PMs y QA trabajando a distancia… y sin caer en la burocracia que normalmente aparece cuando un equipo crece tan rápido.
El caos inicial del cambio
No vamos a mentir y los primeros meses fueron una mezcla rara entre emoción y caos.
Teníamos experiencia trabajando en equipo, si, pero no estábamos preparados para gestionar todo en remoto y mucho menos con un tantos proyectos iniciando.
Lo que antes resolvíamos con una plática rápida en la oficina ahora requería mensajes, llamadas, reuniones virtuales y una mejor organización. Las tareas urgentes se mezclaban con las importantes, y empezamos a notar que nuestro proceso tradicional ya no era suficiente.
Fue justo ahí donde entendimos que, si queríamos sobrevivir a esa presión —y además mantener la calidad que siempre nos ha caracterizado—, necesitábamos un sistema de gestión completamente nuevo.
La creación de un nuevo sistema de gestión
Tras los nuevos desafios que enfrentabamos, decidimos diseñar nuestro propio sistema, el cual esta basado en cuatro principios muy simples pero muy poderosos:
✔️ Simplicidad
Nada de procesos eternos ni reuniones que no aportaban valor.
✔️ Transparencia
Todos debían saber qué se estaba haciendo, quién lo estaba haciendo y por qué.
✔️ Autonomía con responsabilidad
Cada persona debía tener claridad en sus tareas, sin necesidad de supervisión excesiva.
✔️ Cero burocracia innecesaria
Procesos ligeros, fáciles de adoptar y que no estorbaran el trabajo.
Implementamos herramientas adecuadas para la colaboración remota, definimos rituales semanales y comenzamos a documentar solo lo esencial, sin caer en manuales pesados que nadie quiere leer.
En pocas semanas, nuestro sistema ya empezaba a sentirse mucho más organizado y eficiente.
Escalando: de un equipo pequeño a más de 35 especialistas
La cantidad de proyectos que llegaban significaba una sola cosa: necesitábamos más manos, más talento y más especialización. Comenzamos a buscar más profesionales en diferentes paises y en diferentes especializaciones:
- 👨💻 Desarrolladores backend
- 👨💻 Desarrolladores frontend
- 👨💻 Diseñadores UI/UX
- 👨💻 QA testers
- 👨💻 Project Managers
- 👨💻 Analistas funcionales
Cómo logramos armonía aun con tanta gente nueva
Todo el proceso valió la pena vivirlo. Ahora somos una empresa con más de 50 profesionales especializados en diferentes sectores y distribuidos en diferentes paises.
Las mejoras evolutivas son muy notorias:
🔹 Aumentamos nuestra velocidad de entrega
Los proyectos fuyen mejor y el equipo trabaja con más claridad.
🔹 Mejoramos la calidad
Tener QA y PMs integrados desde el inicio hizo que todo se volviera más sólido.
🔹 El equipo se sentía más cómodo y productivo
Al tener procesos ligeros, cada persona podía enfocarse en lo que realmente importaba.
🔹 La operación remota se volvió incluso mejor que la presencial
Tuvimos más control, más orden, más eficiencia y menos interrupciones.
Gracias a este sistema de gestión, pasamos de reaccionar al entorno a dominar completamente nuestra operación interna.
Lo que aprendimos en el camino
Crecimos rápido, pero crecimos bien, y en todo este tiempo hemos aprendido que:
✔️ Un buen sistema siempre debe ser simple.
Si el equipo no lo adopta, no sirve.
✔️ El crecimiento inevitable por alta carga de trabajo debe planearse.
No es solo contratar gente, es integrarla correctamente.
✔️ La cultura vale más que cualquier metodología.
Cuidar el ambiente del equipo hace que todo lo demás funcione.
✔️ Menos reuniones = más resultados.
La comunicación clara evita la necesidad de estar “encima” de todos.
✔️ El trabajo remoto sí funciona (y funciona mejor).
Con procesos claros, la distancia deja de ser un problema.
Cierre
Nuestro crecimiento no fue casualidad: fue el resultado de necesidad, adaptación y mucha intención.
La pandemia nos empujó al trabajo remoto y la alta demanda de proyectos nos obligó a crecer. Pero fue nuestro sistema de gestión —simple, ligero y humano— el que nos permitió hacerlo bien.
Hoy podemos decir que escalar a más de 35 especialistas remotos fue uno de los mayores desafíos en la historia de IT Oeste… y también uno de los mayores logros.
Si llegaste hasta aquí, ojalá nuestra experiencia te sirva como inspiración para construir sistemas que permitan crecer sin perder eficiencia, cultura y enfoque.
Este artículo fué escrito por humanos en nuestra Software Factory para la industria del software o personas que quieran conocer más sobre este mundo.